Le défi majeur de chaque organisation est de se dotée d’une main d’œuvre stable, qualifiée et performante. Certes, pour réussir ce challenge, une description d’emploi est fondamentale pour le gestionnaire des RH qui cherche à atteindre et à accroître l’efficacité organisationnelle par ses employés. De nos jours, éviter et réduire l’instabilité, la démotivation, le départ et le turn- over des employés. Il est vivement recommandé à tout gestionnaire de voir : si votre organisation ne dispose pas de descriptions d’emploi ou si ses descriptions d’emploi ne sont pas à jour, la première chose à faire est d’effectuer une analyse des emplois. L’analyse d’emploi est un processus servant à recueillir systématiquement de l’information afin de bien comprendre et décrire les tâches et responsabilités d’un poste, de même que les connaissances, compétences et habiletés requises. Il s’agit d’établir le profil du poste : les tâches effectuées et la manière de le faire.
Le but de l’analyse des emplois est de rassembler l’information nécessaire à la rédaction des descriptions d’emploi, lesquelles servent de fondement à la plupart des autres pratiques de gestion RH, notamment la sélection, la formation et la gestion du rendement. L’information recueillie pour l’analyse des emplois peut aussi être utilisée pour le processus d’évaluation des emplois qui sert à attribuer une valeur à un emploi dans le but d’en fixer la rémunération. Nous visons à ce que le futur manager comprend bien que les descriptions d’emploi sont les pierres d’assise de la plupart des activités de gestion des RH et contribue à l’objectif de performance organisationnelle:
Recrutement
- Les descriptions d’emploi servent à préparer une campagne de recrutement qui définit clairement les tâches à accomplir et les exigences requises pour le poste.
Sélection
- Les questions d’entrevue, les critères d’embauche et le processus de sélection sont basés sur les tâches et exigences définies dans la description d’emploi.
Orientation
- La description d’emploi permet à l’employé de comprendre les rapports entre son poste et les autres postes de l’organisation.
Formation
- La description d’emploi peut servir à cerner les domaines où l’employé ne s’acquitte pas de ses fonctions de façon satisfaisante; on pourra ainsi identifier ses besoins en matière de formation.
Supervision
- La description d’emploi peut être utilisée par l’employé et son superviseur pour établir un plan de travail.
Rémunération
- Les descriptions d’emploi peuvent servir à l’élaboration d’une structure salariale cohérente avec les exigences de chaque poste (tâches, responsabilités et compétences requises).
Gestion du rendement
- La description d’emploi et le plan de travail servent à évaluer le rendement.
Défense
- S’il faut congédier un employé en raison de son piètre rendement, une description d’emploi précise, détaillée et à jour aidera votre organisation à défendre sa décision.
- Pourquoi les descriptions d’emploi sont-elles importantes?
- Comment effectuer une analyse d’emploi
- Concevoir des tâches intéressantes et stimulantes
- Comment élaborer une description d’emploi
- Qui approuve les descriptions d’emploi?
- Profils de poste et exemples de descriptions d’emploi
Les dirigeants et managers se doivent de revisiter régulièrement les organisations et les postes de travail. Les enjeux ? Gagner en agilité pour faire face aux mouvements des marchés, optimiser les procédures pour réduire les coûts de fonctionnement, ou mieux répartir les tâches dans un service pour prévenir les conflits interpersonnels... Mais comment procéder, et par où commencer ? Une démarche d'analyse organisationnelle ne s'improvise pas, et nécessite des outils et une méthodologie spécifiques.
L’essence de cette formation de gestion des postes contribue à coup sure à former le futur manager. À la fin, le participant devrait pouvoir comprendre que :
Une bonne description d’emploi aide un employé à comprendre :
- ses tâches et responsabilités;
- l’importance de son poste par rapport aux autres postes;
- comment son poste contribue à la réalisation de la mission, des buts et objectifs de l’organisation.
De bonnes descriptions d’emploi contribueront à l’efficacité organisationnelle :
- elles aideront les employés à effectuer leurs tâches en respectant la mission de l’organisation;
- elles permettront à la direction d’identifier l’employé qui pourra le mieux assumer de nouvelles responsabilités, et de procéder au réaménagement des tâches.
Les emplois d’une organisation doivent convenir à sa mission et à sa structure. À la lumière de la mission, des objectifs et des activités de votre organisation :
- cernez les valeurs que devraient incarner tous les employés;
- déterminez les tâches ou fonctions à assumer;
- regroupez les tâches de façon à ce que les emplois soient intéressants et stimulants;
- énumérez les exigences requises, notamment l’expérience, les connaissances et les compétences;
- tenez compte des conditions de travail particulières ou des exigences sur le plan physique;
- en ce qui a trait aux appellations d’emploi, réfléchissez aux implications à l’interne pour maintenir l’équité et à l’externe pour ce qui est de la reconnaissance;
- rédigez ou mettez à jour les descriptions d’emploi.
